Consulta cómo entra cada caso, qué decisiones toma el sistema, cuándo interviene una persona y cuál es el resultado esperado.
Cada diagrama muestra el recorrido final del paciente. Los flujos se agrupan por el momento de la relación con la clínica, no por la herramienta que los ejecuta.
El flujo explica qué debe ocurrir. Cada tarjeta también indica si el envío ocurre en la ventana de 24 horas, consume Utility, consume Marketing o no usa WhatsApp.
Puedes buscar por situación, código, resultado o tipo de mensajería. Meta valida la categoría final de cada plantilla al aprobarla.
Cualquier mensaje entrante.
El paciente recibe respuesta o derivación dentro del tiempo acordado.
Jennifer o una especialista toma los casos clínicos complejos y sensibles.
Ventana 24 h. Respuesta al mensaje entrante. No usa plantilla mientras la ventana siga abierta.
flowchart TD
A(["Mensaje entrante"]) --> B{"¿Dentro del horario<br/>de atención?"}
B -->|"Fuera de horario"| C["Autorespuesta con tiempo<br/>de respuesta esperado"]
B -->|"Dentro"| D{"¿Duda clínica compleja<br/>o caso sensible?"}
D -->|"No"| E["El bot responde y<br/>avanza la conversación"]
D -->|"Sí"| F["Mensaje puente:<br/>'te conecto con una especialista'"]
F --> G["Crear tarea + escalar<br/>a Jennifer con el caso"]
G --> H(["Especialista responde<br/>dentro del tiempo acordado"])
Cierre de la primera conversación productiva.
El consentimiento queda registrado y una solicitud STOP detiene el contacto.
No requiere intervención en el recorrido normal.
Ventana 24 h. El permiso se solicita al cierre de la conversación activa, sin plantilla.
flowchart TD
A(["Cierre de la 1ª conversación productiva:<br/>cita agendada/pagada"]) --> B["Pedir permiso de comunicaciones<br/>(Ley 29733): recall + novedades"]
B --> C{"¿Acepta recibir mensajes?"}
C -->|"No"| D(["Solo mensajes transaccionales<br/>de su cita"])
C -->|"Sí"| E["Registrar permiso: puede recibir<br/>recall y reactivación"]
E --> F{"¿Responde STOP<br/>en algún momento?"}
F -->|"Sí"| G(["Activar no contactar:<br/>dejar de contactar"])
Un lead nuevo escribe por Instagram, Facebook, WhatsApp, orgánico o referido.
La evaluación queda pagada y agendada, o el lead entra en nutrición.
Recepción confirma el pago cuando se usa comprobante.
Ventana 24 h. Calificación y agenda dentro de la conversación iniciada por el lead.
flowchart TD
A(["Lead nuevo escribe<br/>IG · FB · Orgánico · WhatsApp · Referido"]) --> B["Saludo + identificar marca real<br/>'Doctoras Guerrero Dental Studio'"]
B --> C["Calificar: tratamiento de interés + ubicación/residencia"]
C --> D["Encuadrar VALOR de la evaluación:<br/>diagnóstico con doctora = plan + precio sin sorpresas"]
D --> E["Informar costo de evaluación:<br/>S/80 general · S/150 estética"]
E --> F{"¿Reacciona al precio<br/>de la evaluación?"}
F -->|"'es muy caro para ser dentistas'"| G["NO despedir con 'gracias'.<br/>Explicar qué incluye: diagnóstico completo + plan + sin sorpresas"]
G --> H{"¿Acepta tras la explicación?"}
H -->|"No"| I(["Mantener en seguimiento: dejar puerta abierta<br/>+ marcar re-contacto (no descartar)"])
H -->|"Sí"| J{"¿Horario del cliente coincide<br/>con Doctoras Guerrero?"}
F -->|"No objeta"| J
J -->|"No (fin de semana, tardes)"| K["Ofrecer doctora del equipo 'igualmente calificada'<br/>+ opción de esperar cupo con Guerrero"]
J -->|"Sí"| L["Agendar con doctora Guerrero"]
K --> L
L --> M{"¿Fricción de pago?<br/>Yape/Plin no funciona<br/>(cuenta extranjera/empresarial)"}
M -->|"Sí"| N["Ofrecer link de pago con tarjeta<br/>o transferencia interbancaria (CCI)"]
M -->|"No"| O["Confirmar pago + solicitar<br/>foto del comprobante (Recepción)"]
N --> O
O --> P([" Evaluación pagada y agendada"])
P --> P2["Cierre: pedir permiso de comunicaciones<br/>(Ley 29733 · F21) → tag permiso"]
P2 --> Q(["→ Continúa en F2<br/>Seguimiento post-evaluación"])
El asistente identifica el tratamiento de interés de un lead nuevo.
El caso queda identificado como alto valor y continúa en F1A sin cambiar de responsable.
No requiere intervención humana ni asigna una doctora en este punto.
Ventana 24 h. No envía un mensaje adicional. Hereda la conversación activa de F1A.
flowchart TD
A(["Lead nuevo:<br/>calificar interés y nivel de interés"]) --> B{"¿Valor del caso?"}
B -->|"Alto: implantes, ortodoncia o rehabilitación"| C["Aplicar tag caso-alto-valor"]
C --> D(["Continuar automáticamente<br/>en F1A"])
B -->|"Estándar"| D
Un paciente de provincia o del extranjero solicita una cita virtual.
La sesión queda pagada y agendada, o el paciente continúa en nutrición.
La doctora realiza la evaluación por videollamada.
Ventana 24 h. Respuesta a una solicitud de cita virtual iniciada por el paciente.
flowchart TD
A(["Lead de provincia o extranjero<br/>pide cita virtual"]) --> B["Explicar modalidad: S/50,<br/>Zoom o Meet con doctora de estética"]
B --> C{"¿Fricción de pago?<br/>Yape no funciona en el extranjero"}
C -->|"Sí"| D["Enviar link de pago con<br/>tarjeta o transferencia CCI"]
C -->|"No"| E["Cobro S/50 confirmado<br/>+ comprobante"]
D --> E
E --> F["Agendar sesión virtual<br/>por Zoom o Meet"]
F --> G["Evaluación virtual:<br/>diagnóstico + plan + presupuesto"]
G --> H{"¿Decide tratamiento presencial?"}
H -->|"Sí"| I(["Coordinar viaje y agenda<br/>→ F2 seguimiento"])
H -->|"No ahora"| J(["Mantener en seguimiento + lista de reactivación"])
La doctora termina la evaluación y presenta el plan de tratamiento.
Recepción agenda el inicio o el asistente activa F2 si el paciente queda indeciso.
La doctora presenta y resuelve lo clínico. Recepción registra y cobra. Dirección solo decide excepciones. El asistente no presenta el plan.
No consume WhatsApp. La doctora presenta el plan en consulta. Si el paciente queda indeciso, el seguimiento posterior sale por F2.
flowchart TD
A(["Evaluación terminada:<br/>la doctora presenta el plan clínico y el precio"]) --> B{"¿Qué decide el paciente<br/>durante la consulta?"}
B -->|"Acepta"| C["Recepción solicita el adelanto<br/>y registra la aceptación"]
C --> D["Recepción agenda el inicio<br/>del tratamiento"]
D --> E([" Tratamiento cerrado y agendado"])
B -->|"Aún no / objeta el precio"| F["Doctora o recepción registra el motivo<br/>y la alternativa de pago ofrecida"]
F --> G(["El asistente continúa después<br/>con F2 seguimiento post-evaluación"])
B -->|"Pide una excepción comercial"| H["Dirección decide si autoriza<br/>un precio o condición excepcional"]
H -->|"Autoriza"| C
H -->|"No autoriza"| F
Un paciente conocido vuelve para control, cita o un nuevo tratamiento.
La nueva cita queda confirmada el mismo día.
Recepción confirma el adelanto cuando corresponda.
Ventana 24 h. Respuesta al paciente conocido que vuelve a escribir.
flowchart TD
A(["Paciente conocido vuelve a escribir<br/>'deseo una cita' · control · nuevo trat."]) --> B["Respuesta RÁPIDA (mismo día), reconocer historial<br/>'qué gusto verte de nuevo'"]
B --> C["Confirmar motivo, costo y horario<br/>sin fricción (la confianza ya está construida)"]
C --> D{"¿Oportunidad de venta cruzada<br/>familiar? pareja · hijo/a · madre"}
D -->|"Sí"| E["Ofrecer evaluación a familiar"]
D -->|"No"| F["Solicitar adelanto (ej. S/50)"]
E --> F
F --> G([" Cita confirmada el mismo día"])
El paciente asistió y pagó la evaluación, pero todavía no inició el tratamiento.
El tratamiento se inicia o el motivo de no cierre queda registrado.
Recepción realiza la llamada del tercer intento y Dirección evalúa excepciones.
Marketing. Los seguimientos comerciales de días +1 y +3 usan plantilla Marketing fuera de la ventana.
flowchart TD
A(["Cliente asistió y PAGÓ<br/>la evaluación presencial"]) --> B["En la cita: registrar 1 detalle<br/>específico para personalizar"]
B --> C["Día +1 WhatsApp personalizado:<br/>referenciar detalle real + opciones de pago"]
C --> D{"¿Responde?"}
D -->|"No"| E["Día +3 WhatsApp, 2º intento con texto<br/>DISTINTO"]
E --> F{"¿Responde?"}
F -->|"No"| G["Día +5 a +7 LLAMADA telefónica,<br/>3er intento por canal DISTINTO"]
G --> H{"¿Responde?"}
H -->|"No"| I([" Marcar PERDIDO tras 3 intentos / 2 canales + reactivación"])
D -->|"Sí"| J["Resolver duda técnica CON PRECISIÓN:<br/>ítems, tiempos, garantía"]
F -->|"Sí"| J
H -->|"Sí"| J
J --> K([" CIERRE del tratamiento<br/>+ agenda de inicio"])
J -->|"Pide excepción de precio"| L(["→ Compuerta de escalamiento (Dirección)"])
El paciente reporta dolor, una pieza desprendida o disconformidad con el resultado.
El caso queda revisado, resuelto y con seguimiento.
La doctora original o la fundadora revisa el caso cuando corresponde.
Ventana 24 h. Respuesta a una queja o garantía iniciada por el paciente.
flowchart TD
A(["Cliente reporta dolor / pieza<br/>desprendida / resultado estético"]) --> B["Empatizar SIN justificar de entrada:<br/>'entiendo tu preocupación'"]
B --> C["Pedir fotos + identificar<br/>tratamiento y doctora original"]
C --> D{"¿Dentro de garantía? 6 meses<br/>(verificar historia y asistencia a consultas)"}
D -->|"Sí"| E["Comunicar EXPLÍCITO: 'se asume al 100%, sin<br/>costo' + revisión con la MISMA doctora"]
D -->|"No / dudoso"| F["Ofrecer reevaluación SIN cerrar puerta"]
F --> G{"¿Hay alternativa<br/>intermedia posible?"}
G -->|"No"| H["Escalar a doctora fundadora"]
H --> I(["→ Compuerta de escalamiento"])
G -->|"Sí"| J["Ofrecer solución parcial antes<br/>de que escale la tensión"]
E --> K["Revisión agendada"]
J --> K
K --> L["Seguimiento PROACTIVO: no dejar<br/>la queja en un vacío de meses"]
L --> M(["Caso resuelto"])
Se completa una extracción, corona, cirugía u otro procedimiento complejo.
El paciente recibe indicaciones, control o derivación a garantía.
La doctora interviene si el dolor persiste o se agrava.
Utility. Seguimiento de bienestar ligado a un procedimiento ya realizado.
flowchart TD
A(["Procedimiento complejo realizado:<br/>extracción, corona o cirugía"]) --> B["Día +1: mensaje automático<br/>de bienestar"]
B --> C{"¿Reporta dolor o problema?"}
C -->|"Sí"| D["Enviar indicaciones o receta<br/>para manejo del dolor"]
D --> E{"¿Persiste o se agrava?"}
E -->|"Sí"| F(["Escalar a la doctora → F4 garantía"])
E -->|"No"| G["Registrar OK + reforzar<br/>control de garantía"]
C -->|"No, todo bien"| G
G --> H(["Recordar control. Garantía 1 año<br/>condicionada a controles"])
El paciente cuestiona un cobro, descuento, duplicidad o saldo familiar.
El cobro se aclara o el caso escala con todo el contexto.
Caja revisa movimientos y Dirección autoriza excepciones.
Ventana 24 h. Respuesta a una disputa de cobro iniciada por el paciente.
flowchart TD
A(["Cliente cuestiona un cobro:<br/>sorpresa · duplicado · vencido · saldo compartido"]) --> B["VERIFICAR identidad (DNI, correo) ANTES de responder"]
B --> C["Reconocer incomodidad + disculpa POR EL<br/>PROCESO, no solo por el monto"]
C --> D{"¿Tipo de disputa?"}
D -->|"Saldo familiar compartido"| E["Resolver queja de calidad primero,<br/>luego coordinar el pago"]
D -->|"Cobro duplicado"| F["Revisar y reembolsar el mismo<br/>día si se confirma"]
D -->|"Cobro sorpresa / falta de aviso"| G["Disculpa explícita + compromiso<br/>de avisar con anticipación"]
D -->|"Descuento vencido / injusto"| H["Escalar a Dirección para excepción<br/>puntual autorizada"]
E --> I{"¿Cliente conforme?"}
F --> I
G --> I
I -->|"Sí"| J(["Relación preservada"])
I -->|"No"| K(["→ Compuerta de escalamiento (Dirección)"])
H --> K
El paciente termina su tratamiento o un caso queda resuelto de forma positiva.
Las experiencias positivas llegan a Google y las alertas vuelven a servicio.
El equipo atiende los comentarios de una a tres estrellas.
Marketing. La solicitud proactiva de reseña se presupuesta como Marketing fuera de la ventana.
flowchart TD
A(["Experiencia positiva:<br/>tratamiento terminado o caso resuelto"]) --> B["Pedir calificación de 1 a 5 estrellas"]
B --> C{"¿Cuántas estrellas?"}
C -->|"4 o 5"| D(["Enviar a Google Business<br/>Profile + agradecer"])
C -->|"1 a 3"| E["Form interno de feedback<br/>(no exponer público)"]
E --> F(["Derivar a F4 garantía o F5 cobro"])
Ocurre un hito positivo, como tratamiento terminado o recuperación satisfactoria.
El referido entra al recorrido de lead nuevo.
El equipo valida y aplica el incentivo acordado.
Marketing. La solicitud de referido e incentivo se presupuesta como Marketing.
flowchart TD
A(["Hito positivo: tratamiento<br/>terminado o post-op OK"]) --> B["Pedir referido con incentivo:<br/>código o enlace único"]
B --> C{"¿Refiere a alguien?"}
C -->|"No ahora"| D(["Agradecer + reintentar en otro hito"])
C -->|"Sí"| E["Registrar referido + aplicar incentivo"]
E --> F(["Nuevo lead entra al Flujo 1 (F1A)"])
Se crea una cita.
La cita se confirma, reprograma o libera con un estado claro.
Recepción llama cuando el paciente no responde.
Utility. Confirmación y recordatorio ligados a una cita existente.
flowchart TD
A(["Cita agendada (viene de F1)"]) --> B{"¿Confirma asistencia?"}
B -->|"Sí"| C(["Asiste → continúa en F2"])
B -->|"No responde"| D["Llamada de recepción para<br/>confirmar o reprogramar"]
D --> E{"¿Reprograma?"}
E -->|"Sí"| F["Confirmación inmediata: fecha, hora,<br/>sede, doctora y qué llevar"]
E -->|"No / inasistencia"| G(["Marcar inasistencia + lista de reactivación"])
F --> H["Recordatorio 24h antes por WhatsApp"]
H --> I(["Recordatorio el día de la cita<br/>por la mañana"])
Un paciente en tratamiento tiene una próxima sesión agendada.
La sesión ocurre, se reprograma o alimenta la lista de espera.
Recepción llama cuando no hay respuesta.
Utility. Recordatorio ligado a una sesión de tratamiento existente.
flowchart TD
A(["Paciente en tratamiento:<br/>próxima sesión agendada"]) --> B["Recordatorio 24h antes<br/>(plantilla Meta)"]
B --> C["Recordatorio el día de la sesión"]
C --> D{"¿Confirma asistencia?"}
D -->|"Sí"| E(["Asiste, registrar sesión"])
D -->|"No responde"| F["Llamada de recepción"]
F --> G{"¿Reprograma?"}
G -->|"Sí"| H(["Reagendar sesión"])
G -->|"No"| I(["Liberar cupo → F20 lista de espera"])
Una cancelación libera un cupo.
El cupo se ocupa o se ofrece a pacientes de recall.
Recepción confirma la nueva cita cuando sea necesario.
Mixto. Utility para una lista de espera solicitada. Marketing al ampliar el envío a recall o pacientes inactivos.
flowchart TD
A(["Se libera un cupo:<br/>cita cancelada"]) --> B["Notificar a la lista<br/>de espera segmentada"]
B --> C{"¿Alguien toma el cupo?"}
C -->|"Sí"| D(["Agendar + confirmar"])
C -->|"No"| E(["Ofrecer a base de recall o dormidos"])
Han pasado seis meses desde la última visita registrada.
El control se agenda o el paciente pasa a reactivación.
Recepción toma la conversación cuando el paciente responde.
Marketing. Invitación proactiva a una nueva cita de control a los seis meses.
flowchart TD
A(["Pasaron 6 meses desde la<br/>última visita (campo de fecha)"]) --> B["Mensaje de control periódico: limpieza<br/>y control (plantilla Meta)"]
B --> C{"¿Responde?"}
C -->|"Sí"| D(["Agendar control → F7"])
C -->|"No"| E["2º intento día +3<br/>con texto distinto"]
E --> F{"¿Responde?"}
F -->|"Sí"| D
F -->|"No"| G(["Enviar a base inactiva → F12"])
Un paciente con permiso de contacto lleva entre 12 y 24 meses inactivo.
El paciente vuelve al recorrido comercial o se pausa el contacto.
Recepción califica y agenda las respuestas positivas.
Marketing. Campaña proactiva de reactivación de pacientes inactivos.
flowchart TD
A(["Paciente inactivo 12 a 24<br/>meses con permiso"]) --> B["Campaña de regreso: novedad<br/>u oferta + opción clara de dejar de recibir mensajes"]
B --> C{"¿Responde?"}
C -->|"Sí"| D(["Calificar interés → F2 o agendar"])
C -->|"No"| E["Reintento con ángulo distinto"]
E --> F{"¿Responde?"}
F -->|"Sí"| D
F -->|"No o STOP"| G(["Pausar contacto: respetar la solicitud de no contactar, no insistir"])
Un tratamiento iniciado lleva varias semanas sin una nueva sesión.
El tratamiento continúa o queda marcado en pausa.
Recepción llama si el paciente no responde al mensaje.
Utility, sujeto a Meta. Continuidad de un tratamiento existente, sin promociones. Meta valida la categoría final.
flowchart TD
A(["Tratamiento iniciado pero detenido:<br/>sin sesión hace semanas"]) --> B["Mensaje de retome personalizado:<br/>referenciar etapa pendiente"]
B --> C{"¿Responde?"}
C -->|"Sí"| D(["Reagendar continuación"])
C -->|"No"| E["Llamada de recepción"]
E --> F{"¿Responde?"}
F -->|"Sí"| D
F -->|"No"| G(["Marcar en pausa + reactivación"])
Una cuota del plan llega a su fecha de vencimiento.
El pago se registra o el caso escala a Dirección.
Caja valida el pago y Dirección toma los casos sin respuesta.
Utility. Aviso ligado a una cuota o saldo existente.
flowchart TD
A(["Saldo pendiente de plan en cuotas:<br/>fecha de vencimiento"]) --> B["Recordatorio amable de pago<br/>+ link de pago"]
B --> C{"¿Paga?"}
C -->|"Sí"| D(["Registrar pago + comprobante"])
C -->|"No"| E["2º recordatorio"]
E --> F{"¿Paga?"}
F -->|"Sí"| D
F -->|"No"| G(["Escalar a Dirección"])
Se ofrece un plan anual de limpiezas y beneficios.
La clínica suma ingreso recurrente y el paciente mantiene sus controles.
Administración supervisa cobros y excepciones.
Mixto. La oferta de membresía es Marketing. El cobro y los comprobantes posteriores son Utility.
flowchart TD
A(["Ofrecer plan anual:<br/>limpiezas + descuentos"]) --> B{"¿Acepta?"}
B -->|"No"| C(["Mantener en seguimiento + reofrecer luego"])
B -->|"Sí"| D["Cobro recurrente + boleta NubeFact<br/>( usar Culqi/Niubiz, no Stripe en Perú)"]
D --> E(["Membresía activa: ingreso recurrente"])
Entra un mensaje sobre fraude, suplantación o una pieza publicitaria.
Dirección o Marketing recibe la alerta sin contaminar el pipeline de ventas.
Dirección atiende fraude y Marketing revisa las piezas cuestionadas.
Ventana 24 h. Respuesta a una alerta entrante de fraude o publicidad.
flowchart TD
A(["Mensaje NO comercial entrante"]) --> B{"¿Tipo de mensaje?"}
B -->|"Suplantación de marca / fraude"| C["Aclarar marca real: 'no vendemos tratamientos<br/>como producto de envío, todo es presencial'"]
C --> D(["Riesgo reputacional activo → Dirección"])
C --> E["Recomendar denunciar + activar ALERTA<br/>PÚBLICA fijada en IG / FB / WhatsApp Business"]
B -->|"Queja de imagen / creatividad del anuncio"| F["Disculpa breve + reenviar a Marketing"]
F --> G["Avisar a Marketing: ¿esta pieza genera<br/>más rechazo que conversión?"]
D --> H(["Cerrado / informado"])
E --> H
G --> H
Cuando un flujo cambie, se actualizará aquí conservando la misma dirección. Así el equipo evita trabajar con capturas o versiones antiguas.
Revisar los recorridos con Dirección y registrar cualquier ajuste sobre el código del flujo correspondiente.